Punti chiave

• Su WhatsApp Business le risposte automatiche si possono impostare in due modi: senza API oppure con le API.
• La versione senza API è utile soprattutto per avvisare i clienti quando sei assente, ad esempio la notte, in ferie o nel fine settimana.
• Con le API, invece, una Chatbot può gestire conversazioni più evolute, rispondere alle domande frequenti e, se necessario, passare la chat a una persona reale.
• L’errore più comune è aspettarsi che il messaggio d’assenza faccia tutto da solo: funziona bene per informare, ma resta una soluzione più semplice e limitata.

Come impostare le risposte automatiche su WhatsApp

Se usi WhatsApp Business e vuoi rispondere in modo automatico ai clienti quando non puoi farlo di persona, hai davanti una soluzione pratica e immediata. È particolarmente utile fuori orario, quando l’attività è chiusa o nei momenti in cui non riesci a seguire le chat con continuità. Senza una risposta automatica, il rischio è lasciare il cliente senza un riscontro; con una configurazione corretta, invece, puoi mantenere il contatto attivo e migliorare il servizio. Il limite da tenere presente è semplice: la funzione base avvisa, ma non sostituisce una gestione completa delle richieste.

Imposta il risponditore automatico senza usare le API

Il risponditore automatico di WhatsApp Business è una funzione che consente a un’azienda di automatizzare le risposte ai messaggi in entrata. Quando un cliente scrive, il sistema può inviare una risposta preimpostata, per esempio per spiegare che il titolare è momentaneamente assente e risponderà il prima possibile. In questo modo gestisci le conversazioni in modo più efficiente e mantieni un contatto costante con chi ti cerca su messaggi.

Il problema, nella pratica, è che i clienti non scrivono quasi mai solo durante l’orario di lavoro. Anche se lavori dalle 9 alle 17:00, possono contattarti la sera, di notte, in ferie o nel fine settimana, quando l’attività è chiusa. Proprio per questo il risponditore automatico torna utile: evita che il cliente resti senza risposta e riduce il rischio che si rivolga subito a un’altra azienda. Con WhatsApp Business puoi anche programmare le risposte in modo che si attivino negli orari che decidi tu.

Per impostarlo senza API, segui questi passaggi:

1. Apri WhatsApp Business e accedi al tuo account.
2. Tocca i tre punti in verticale che trovi in alto a destra della schermata dell’applicazione WhatsApp.
3. Apri Impostazioni, poi entra in Impostazioni aziendali e infine in Messaggio d’assenza.
4. Attiva Invia messaggio con un tocco.
5. Modifica il messaggio Assente oppure toccalo per cambiare il testo che verrà inviato automaticamente ai clienti come risposta.
6. Imposta il periodo di tempo in cui le risposte automatiche dovranno funzionare, cioè quando il risponditore di WhatsApp dovrà rispondere a un messaggio inviato da un cliente.
7. Seleziona i destinatari a cui vuoi inviare il messaggio.

Programmazione dei messaggi

Per decidere quando attivare il messaggio d’assenza, puoi scegliere una di queste opzioni:

• Sempre: seleziona questa voce quando sarai assente dal lavoro per molto tempo, ad esempio se sei in ferie e non puoi parlare con i clienti per giorni.
• Personalizzata: usala quando vuoi inviare il messaggio di risposta solo in un determinato periodo della giornata, per esempio se ti assenti per qualche ora per fare una commissione o se sei impegnato con altri clienti e non puoi rispondere personalmente.
• Al di fuori dell’orario di lavoro: questa funzione si attiva in base all’orario di lavoro indicato nel profilo aziendale. In questo caso i messaggi automatici vengono inviati se arriva un messaggio fuori dall’orario lavorativo impostato.

Destinatari del messaggio

Puoi anche scegliere a chi far arrivare la risposta automatica:

• Tutti: il messaggio automatico viene inviato a chiunque scriva al tuo account WhatsApp fuori dall’orario di lavoro.
• Persone non presenti in rubrica: la risposta viene inviata ai numeri che non hai salvato nella rubrica.
• Tutti tranne alcuni: il messaggio automatico viene mandato a tutti, esclusi i contatti che hai scelto di non includere.
• Tutti selezionati: la risposta automatica viene inviata solo ai numeri presenti in un elenco creato in precedenza.

Questa soluzione è piuttosto essenziale, ma ti permette comunque di aggiornare il cliente che ti contatta, per esempio facendogli sapere che potrà scriverti di nuovo negli orari di lavoro dalle “8 alle 17:00” oppure che verrà richiamato appena l’attività riaprirà. Se però ti serve qualcosa di più completo, con risposte che cambiano in base alla domanda, allora conviene passare alle Chatbot collegate a WhatsApp Business.

Imposta il risponditore automatico con l’uso delle API (Chatbot)

WhatsApp Business, da solo, può limitarsi a dire al cliente che al momento non sei disponibile e a inviargli le informazioni che hai già impostato. Con le API, invece, puoi fare un passo in più: la Chatbot può rispondere davvero alla richiesta del cliente, trattenerlo in conversazione e fornirgli, per quanto possibile, le informazioni che sta cercando.

Una Chatbot non si limita a rispondere ai messaggi dei clienti: può anche conversare con loro, gestire le domande più semplici e, se tu sei disponibile ma il bot non riesce a gestire correttamente una richiesta, trasferire la chat a una persona reale per continuare il dialogo in modo diretto.

In questo modo puoi offrire supporto in tempo reale, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e anche aumentare le possibilità di mantenere il cliente in contatto con te, quindi potenzialmente anche di guadagnare di più.

Per configurare una Chatbot con WhatsApp Business tramite API, segui questi passaggi:

1. Iscriviti a una piattaforma di sviluppo di chatbot, per esempio Twilio o Chatfuel.
2. Verifica l’account WhatsApp Business e assicurati di avere un numero di telefono attivo.
3. Collega l’account WhatsApp Business alla piattaforma di sviluppo della Chatbot.
4. Crea un nuovo bot e definisci le risposte automatiche che vuoi inviare ai clienti.
5. Imposta le regole di conversazione, ad esempio quando inviare un messaggio di benvenuto o una risposta automatica.
6. Testa la Chatbot inviando messaggi di prova a te stesso e controlla che tutte le risposte siano corrette.
7. Pubblica la Chatbot e inizia a usarla per comunicare con i clienti su WhatsApp.

Se stai cercando piattaforme gratuite o in versione prova per WhatsApp Business, tra le più interessanti ci sono ManyChat, MobileMonkey, Tars e Flow XO.

Questi servizi permettono di creare e implementare abbastanza facilmente un chatbot su WhatsApp Business per parlare con i clienti. Va però considerato un limite concreto: nelle versioni gratuite o di prova possono esserci restrizioni, per esempio un numero limitato di messaggi al giorno oppure la necessità di visualizzare annunci pubblicitari. Prima di scegliere, conviene verificare con attenzione le funzioni offerte da ciascuna piattaforma e capire se sono adatte alle tue esigenze.

Errori comuni e limiti da tenere presenti

Il primo errore è confondere il messaggio d’assenza con una Chatbot: la funzione base è utile per avvisare, ma non gestisce una vera conversazione. Un altro limite reale riguarda le soluzioni gratuite o di prova, che possono imporre un tetto ai messaggi o condizioni aggiuntive come la pubblicità. Anche con le API, infine, non sempre il bot riesce a interpretare ogni richiesta: quando la domanda è complessa o il caso è particolare, il passaggio a una persona resta la scelta più affidabile.

Quando conviene e quando no

Se vuoi semplicemente informare i clienti che sei assente e dirgli quando potranno ricevere una risposta, il messaggio automatico senza API è sufficiente ed è la strada più rapida. Se invece vuoi ridurre i tempi di attesa, rispondere alle domande frequenti e mantenere attiva la conversazione anche fuori orario, la soluzione più efficace resta una Chatbot con API. In pratica, la versione base va bene per avvisare; la Chatbot serve quando vuoi fare assistenza vera e propria.

Domande Frequenti

Posso attivare le risposte automatiche senza usare le API?

Sì. WhatsApp Business include una funzione dedicata al messaggio d’assenza che puoi attivare dalle impostazioni aziendali.

Qual è la differenza tra messaggio d’assenza e Chatbot?

Il messaggio d’assenza informa il cliente che non sei disponibile. La Chatbot, invece, può rispondere alle domande e gestire una conversazione più articolata.

Quale opzione conviene per i periodi fuori orario?

Se devi coprire la chiusura dell’attività, l’opzione Al di fuori dell’orario di lavoro è quella più adatta, perché si attiva in base agli orari del profilo aziendale.

Le versioni gratuite delle piattaforme Chatbot bastano sempre?

Non sempre. Possono avere limiti sul numero di messaggi o richiedere la visualizzazione di annunci, quindi vanno valutate caso per caso.

Serve un account WhatsApp Business verificato per usare le API?

Sì, devi avere un account WhatsApp Business verificato e un numero di telefono attivo prima di collegarlo alla piattaforma della Chatbot.