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Come impostare le risposte automatiche su WhatsApp [GUIDA]

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Un risponditore automatico da usare su WhatsApp, serve a rispondere automaticamente a messaggi di chat ricevuti da un cliente su un account WhatsApp Business. Avere delle risposte pronte a ogni richiesta da parte dei clienti può essere aiutare quando non si ha la possibilità di poter rispondere personalmente ai messaggi, ad esempio durante gli orari notturni o nel fine settimana in cui non si lavora. Il risponditore automatico, una volta impostato sul proprio account WhatsApp Business, può inviare messaggi preimpostati, informazioni di contatto o rilevanti per il cliente, migliorando quindi il servizio che offri. Se vuoi migliorare l’esperienza del cliente, impostare le risposte automatiche su WhatsApp Business ti darà modo di poter fornire un servizio ancora più efficiente e tempestivo ai tuoi clienti.

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Se stai usando WhatsApp Business e hai bisogno di un servizio che dia una risposta automatica ai tuoi clienti quando ti cercano, questa guida allora fa per te. Questa guida ti sarà di aiuto per poter comprendere i dettagli fondamentali delle Chatbot che si possono usare con WhatsApp, in modo da poterle utilizzare per poter migliorare l’esperienza del tuo cliente e permetterti così di lavorare meglio. Iniziamo vedendo di approfondire il tema che riguarda il funzionamento delle risposte automatiche che si possono usare su un account WhatsApp Business.

Principalmente si possono utilizzare due metodi per poter impostare e quindi inviare delle risposte automatiche ai clienti che ti contattano su WhatsApp Business: senza API e con le API. Vediamo la differenza in breve:

  • WhatsApp Business senza API: l’app WhatsApp Business ha una sua funzione che permette di poter comunicare con i clienti, inviare notifiche importanti e ricevere feedback. Se attivata la funzione di risposta automatica dalle impostazioni di WhatsApp Business, funzionerà come una live chat che permette di impostare dei messaggi di risposta automatizzati che avviseranno i clienti se si è momentaneamente assenti e che potrai contattarli al più presto
  • WhatsApp Business con le API: le API di WhatsApp Business consentono all’utente di automatizzare delle vere e proprie conversazioni e di inviare i messaggi di risposta in tempo reale. Con la  Chatbot di WhatsApp, si ha modo di poter automatizzare le risposte alle domande più frequenti che vengono fatte dai clienti e mantenere una conversazione continua via chat con loro 24 ore su 24 e 7 giorni su 7

Vediamo però nel dettaglio nelle seguenti sezioni come impostare sia WhatsApp Business senza API che WhatsApp Business con le API per poter rispondere in automatico ai messaggi lasciati in chat dai clienti.

Come impostare le risposte automatiche su WhatsApp: imposta il risponditore automatico sul tuo account WhatsApp Business senza l’uso delle API

Il risponditore automatico di WhatsApp Business è una funzione che consente a un’azienda di automatizzare le risposte ai messaggi in entrata su WhatsApp. Quando un cliente invia un messaggio all’azienda tramite WhatsApp, il risponditore automatico può inviare una risposta pre-impostata, ad esempio per comunicare che il proprietario dell’azienda è momentaneamente assente e che risponderà al più presto. Questa funzione aiuta le aziende a gestire le conversazioni con i clienti in modo più efficiente e a mantenere un contatto costante con loro.

La maggior parte delle aziende hanno un orario di lavoro e apertura al pubblico di 8 ore al giorno. Anche se tu fai orari di lavoro che vanno dalle 9 alle 17:00, un cliente che ha il tuo WhatsApp, probabilmente ti andrà a cercare anche fuori questi orari di lavoro, magari anche la notte, quando sei in ferie o durante il fine settimana quando la tua azienda potrebbe essere chiusa. In genere i clienti interagiscono con le aziende agli orari che trovano più comodi, in particolare se sanno che quell’azienda a cui si devono rivolgere ha un account WhatsApp a cui risponde il titolare.

Ovviamente non potrai stare sempre li a rispondere ai tuoi clienti, ma per non perdere il cliente ed evitare che si rivolga a un’altra azienda perché non rispondi prontamente a una sua richiesta, ecco che qui viene in aiuto il risponditore automatico di WhatsApp Business. Utilizzando WhatsApp Business, potrai impostare le risposte di WhatsApp in automatico e programmarle in maniera tale che entrino in funzione negli orari da te desiderati.

Per poter impostare il risponditore automatico su WhatsApp Business senza l’uso di API, ti basterà seguire questi passaggi:

  • Accedi a WhatsApp Business
  • Adesso tocca i tre punti in verticale come in figura e che trovi in alto a destra della schermata dell’applicazione WhatsApp
  • Vai ora su Impostazioni, successivamente su Impostazioni aziendali e infine su Messaggio d’assenza
  • Adesso con un tocco puoi attivare la funzione Invia messaggio
  • Inserisci quindi il messaggio Assente o toccalo per modificare il messaggio che verrà inviato di conseguenza ai tuoi clienti come risposta
  • Una volta che hai modificato il messaggio di risposta, devi decidere il periodo di tempo in cui dovranno funzionare le risposte automatiche, ovvero quando a una domanda il risponditore di WhatsApp sarà attivo e potrà rispondere a un messaggio fatto da un tuo cliente
  • Seleziona quindi i destinatari a cui vuoi inviare il messaggio

Per la programmazione dei messaggi in caso di assenza, puoi pianificarli in questo modo:

  • Sempre: dovresti selezionare questa voce quando sei assente dal lavoro per molto tempo, ad esempio sei in ferie e non puoi parlare con i tuoi clienti per giorni
  • Personalizzata: quando vuoi inviare dei messaggi di risposta ai tuoi clienti solo durante un determinato periodo di tempo della giornata, ad esempio se ti assenti per qualche ora per fare una commissione o hai da fare con dei clienti e non puoi rispondere personalmente ai messaggi
  • Al di fuori dell’orario di lavoro: si tratta di una funzione che si attiverà in base all’orario di lavoro indicato nel tuo profilo aziendale. A seconda degli orari di lavoro che hai impostato, i messaggi automatici di assenza verranno attivati ​​e inviati ai tuoi clienti se viene ricevuto un messaggio in un orario che è al di fuori da quello lavorativo

Per selezionare i destinatari a cui rispondere con i messaggi:

  • Tutti: un messaggio automatico verrà inviato a chiunque invii al tuo account WhatsApp dei messaggi fuori dall’orario di lavoro
  • Persone non presenti in rubrica : il messaggio di risposta verrà inviato ai numeri che non sono presenti nella tua rubrica
  • Tutti tranne alcuni: i messaggi automatici di risposta, verranno inviati a tutti i numeri esclusi quelli che hai selezionato
  • Tutti selezionati: il messaggio di risposta automatica verrà inviato solo ai numeri di telefono che sono presenti in un elenco che hai creato in precedenza

Il risponditore automatico di WhatsApp Business è abbastanza basico, ma ti permetterà comunque di mantenere aggiornato il cliente che ti cerca, magari informandolo che potrà contattarti negli orari di lavoro dalle “8 alle 17:00” o che verrà contattato non appena aprirai l’attività. Se questo però non dovesse bastarti e vuoi un aiuto in più con la gestione delle risposte alle domande fatte dai tuoi clienti, puoi usare le Chatbot da associare a WhatsApp Business, dei veri e propri compagni di lavoro virtuali che si prenderanno cura dei tuoi clienti dando delle risposte automatiche che cambiano in base alla domanda fatta quando non puoi rispondere personalmente.

Come impostare le risposte automatiche su WhatsApp: imposta il risponditore automatico sul tuo account WhatsApp Business con l’uso delle API (Chatbot)

WhatsApp Business può solo dire a un cliente che ti cerca che al momento non sei disponibile e può dare delle informazioni che tu hai preimpostato. Ma utilizzando le API di WhatsApp Business è possibile anche rispondere alla domanda di quel cliente, trattenendolo e dandogli (per quanto possibile) le risposte che cerca. Una Chatbot quindi, è in grado non solo di rispondere ai messaggi che vengono fatte dai tuoi clienti, ma può anche “conversare” con loro, rispondendo alle domande più semplici, inoltre nel caso in cui tu sia disponibile e il bot non sia in grado di gestire una domanda correttamente, la chat potrà essere trasferita a una persona in carne e ossa per poter parlare personalmente con il cliente. Una Chatbot, potrà quindi aiutarti a supportare i tuoi clienti in tempo reale, 24 ore su 24 e potenzialmente ti darà modo di poter guadagnare di più in quanto il cliente sarà tenuto a contatto con te, anche se non in maniera diretta.

Per poter impostare una Chatbot con WhatsApp Business e che funzioni tramite API, ti basterà seguire questi passaggi:

  • Iscriviti a una piattaforma di sviluppo di chatbot, ad esempio Twilio o Chatfuel
  • Assicurati di avere installato un account WhatsApp Business verificato con un numero di telefono attivo
  • Collega il tuo account WhatsApp Business alla piattaforma di sviluppo della Chatbot
  • Crea un nuovo bot e definisci le risposte automatiche che desideri inviare ai clienti
  • Imposta le regole di conversazione, ad esempio quando inviare un messaggio di benvenuto o un messaggio di risposta automatica
  • Testa la tua chatbot inviando messaggi di prova a te stesso e assicurati che tutte le risposte siano corrette
  • Pubblica la Chatbot e inizia a utilizzarla per comunicare con i tuoi clienti su WhatsApp.

Se stai cercando delle piattaforme di chatbot gratuite o in versione prova, per WhatsApp Business, ecco le più interessanti:

  • ManyChat
  • MobileMonkey
  • Tars
  • Flow XO

Queste piattaforme ti consentono di creare e implementare facilmente un chatbot su WhatsApp Business per comunicare con i tuoi clienti. Tuttavia, potrebbero esserci delle limitazioni nelle versioni gratuite e di prova, come un numero limitato di messaggi al giorno o la necessità di visualizzare annunci pubblicitari. È importante verificare le caratteristiche offerte da ciascuna piattaforma prima di scegliere quella più adatta a soddisfare le proprie esigenze.

Come impostare le risposte automatiche su WhatsApp: conclusioni

In conclusione, le risposte automatiche sono un’importante funzionalità di WhatsApp Business, che consente ai proprietari di aziende di comunicare con i loro clienti in modo efficiente e tempestivo. Impostare una risposta automatica su WhatsApp Business è semplice e per chi volesse un risponditore in grado anche di rispondere a delle semplici domande fatte dai clienti, una chatbot è la più consigliata. Possiamo trovare piattaforme di chatbot gratuite o a pagamento e si possono automatizzare le risposte alle domande frequenti dei clienti, ridurre i tempi di attesa per la risposta e migliorare la soddisfazione dei clienti. Inoltre, utilizzare una risposta automatica su WhatsApp Business consente di rispondere ai clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche quando il proprietario dell’azienda non è disponibile perché momentaneamente assente, fuori orario lavorativo o in ferie. In sintesi, le risposte automatiche su WhatsApp Business sono un investimento conveniente per migliorare la comunicazione con i clienti e aumentare la loro soddisfazione generale, motivo per cui se ne consiglia l’utilizzo.

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